Le message électronique a pris une telle place dans notre quotidien tant professionnel que personnel, qu’il serait très difficile de s’en passer aujourd’hui. Néanmoins, face à l’inflation du nombre de courriels en circulation, il me paraît indispensable de se demander si cet outil est toujours l’outil le plus adapté. C’est pourquoi je vous propose cette réflexion sur les avantages du mail. Évidemment, je vous proposerai de réfléchir aux inconvénients de cet outil dans de prochains articles.
Asynchronicité
Je commence par ce néologisme parce que c’est à mon sens un des plus importants intérêts de cet outil et qu’il me paraît négligé. En effet, le mail permet à plusieurs personnes de travailler sur le même dossier sans être synchronisées, c’est-à –dire sans qu’elles le fassent en même temps. Cela ne supprime pas le besoin de réunion ou de d’échanges, en tout cas cela ne devrait pas, mais cela contribue à le réduire, et moins de réunions c’est souvent du temps de gagné.
Rapidité
En quelques secondes, un message et des pièces jointes se retrouvent à l’autre bout du monde ou dans le bureau voisin. C’est évidemment l’un des intérêts principaux de cet outil. Les délais de transmission si considérablement réduits ont changé nos façons de travailler et augmenté de manière considérable la réactivité des organisations.
Multidiffusion
Envoyer à plusieurs personnes la même information sans multiplier les courriers ou les coups de téléphone fait partie des aspects positifs portés par la messagerie électronique. Il permet d’amener facilement tous les intervenants sur un dossier à un même niveau d’information.
Traçabilité
Un mail ça laisse des traces. On peut le retrouver, le relire plusieurs mois ou plusieurs années plus tard, s’en servir pour expliquer une décision ou justifier un choix. Il permet de reconstituer une prise de décision et de se remémorer longtemps plus tard le processus qui a produit une situation. Cela est d’autant plus vrai que le mail à une valeur juridique et qu’en cas de litige il peut être produit devant une juridiction (loi du 13 mars 2000 art 1316- 1). D’ailleurs, la presse se fait régulièrement l’écho de cas dans lesquels les mails ou d’autres supports électroniques ont été utilisés dans des procédures juridiques.
Voyez vous d’autres avantages au mail ? Y en a-t-il que j’ai oubliés ?
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