Que vous utilisiez Outlook ou Lotus Notes (ou un autre outil), vous disposez d’un environnement vous permettant de créer une liste de tâches électronique. Bien souvent, je le constate lors de mes formations, cet outil n’est pas utilisé. Pourtant, il me semble qu’il peut rendre de grands services.
Une « to do list » plus perfectionnée
Le paradoxe, c’est que souvent le gens que je rencontre, gèrent une liste de tâches « papier » et oublient que la version électronique apporte quelques avantages.
Le premier avantage est que vous pouvez poser une échéance, et quand celle-ci est dépassée, votre outil vous fera savoir que vous êtes en retard (souvent cette action en retard sera affichée en rouge). Mieux encore, vous pouvez affecter un rappel à une tâche. Ainsi, vous augmenterez considérablement vos chances de ne pas rater le rappel de votre client ou le mail important qui doit partir en début d’après-midi.
Ceci dit, faire de cet outil la base de votre organisation ne me paraît pas pertinent. J’ai d’ailleurs déjà eu l’occasion de souligner les limites de la « to do list », qu’elle soit « papier » ou électronique. Je vous le rappelle, son principal défaut réside dans l’absence de notion de durée affectée à chaque tâche. Du coup, cet outil est incomplet, puisqu’il ne permet pas de savoir si l’on dispose de suffisamment de temps pour faire toutes les actions qui y sont listées. Et force est de constater que la version électronique de l’outil n’apporte pas d’avantage de ce point de vue.
Les PMAT
Pourtant, je trouve une réelle utilité à cet outil. Cette « to do list » électronique me paraît particulièrement pratique pour y gérer les PMAT (Petites Merdouilles à Traiter). Ces tâches qui ne prennent que peu de temps ne méritent pas d’être intégrées en tant que telles à mon agenda en tant que « rendez-vous avec moi-même ». Elles n’y seraient pas lisibles puisque le peu de minutes à y consacrer les ferait afficher, proportionnellement à leur durée, sur quelques pixels d’épaisseur.
J’ai donc choisi d’utiliser le gestionnaire de tâche pour les lister, leur donner des échéances et, si nécessaire des rappels. Ainsi, je bloque dans mon agenda des séquences « PMAT ». Lorsque que le moment de traiter ces petites actions est venu, j’affiche ma « to do list » électronique et je m’en occupe, les unes à la suite des autres jusqu’à la fin de mon rendez-vous avec moi-même.
Les projets
De la même manière, j’y liste et j’y fixe les échéances des projets, moyen ou long terme, sur lesquels je travaille. Ainsi, je les ai très régulièrement sous les yeux et je ne risque plus de les oublier sur une période longue pour ne me les remémorer que dans les derniers jours. J’évite ainsi de travailler en « urgence » sur ceux-ci. A partir de ces « tâches projets » enregistrées je crée les rendez-vous avec moi-même pour avancer sur ces projets (« glisser lâcher » dans Outlook ou « Copie dans nouvelle entrée d’agenda » dans Lotus Notes).
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) :
Construire son Organisation Professionnelle
