La liste de tâches, la « to do list » est un outil très présent dans la plupart des organisations. Qui n’a jamais noté, les unes à la suite des autres, sur un cahier ou un bloc-notes, les actions qui venaient de lui être confiées ou qu’il avait identifiées comme devant être réalisées dans les prochains jours. Au fur et mesure de leur réalisation, les tâches sont barrées ou cochées avec une grande satisfaction. Plus de tâches sont rayées, plus l’efficacité et la satisfaction est grande. Bien souvent d’ailleurs, cette liste est le premier document consulté le matin en arrivant. Cette consultation s’accompagne souvent du choix des objectifs de la journée : toutes les tâches sélectionnées devront être accomplies avant de partir. Et bien souvent, le soir, elles ne le sont pas…. Frustration et déception sont au rendez-vous. Pourtant il y a des raisons logiques à cet état de fait.
Pas de durée prise en compte
La première tient à ce que la « Liste de tâches » ne tient aucun compte du temps nécessaire à la réalisation de ces actions. On y retrouve pêle-mêle, des dossier longs, des tâches d’une demi-heure ou plus, et ce que j’appelle des PMAT (Petites Merdouilles A traiter = les tâches qui me prendront de quelques seconde à 20 – 25 minutes). De fait, à aucun moment on ne se demande si l’on disposera, dans la journée, d’assez de temps pour accomplir tout ce que l’on ambitionne de faire. Si ce simple élément était pris en compte on pourrait bien souvent constater que l’on a été trop ambitieux par rapport au temps réellement disponible. C’est pour cela que prendre des rendez-vous avec soi-même est utile.
Pas d’échéance
Dans la plupart des cas, l’action à entreprendre est notée à la suite des précédentes au moment où l’on en prend connaissance. Elle est donc « noyée » au milieu de tâches à accomplir dans la journée, à côté d’actions à entreprendre dans la semaine ou dans le mois. La gestion des priorités quotidiennes devient donc difficile. A quoi bon se lancer dans la réalisation d’une action dont l’échéance est prévue dans un mois, alors que d’autres, devant être terminée dans la journée ne sont pas enclenchées.
Une liste de tâche uniquement pour les PMAT
Pour ma part, j’ai choisi aujourd’hui de ne plus gérer qu’une liste de tâche : les PMAT. En effet, leur durée de réalisation courte ne justifie pas qu’elles soient présentes dans mon agenda en tant que rendez-vous avec moi-même. Je les gère donc dans la liste de tâche que propose Outlook, en utilisant à chaque fois que possible le « Glisser-lâcher » et en oubliant pas d’indiquer une échéance pour chacune des actions qui s’y retrouvent. En parallèle, je prends des rendez-vous avec moi-même « PMAT » durant lesquels je traite ces actions en les triant d’abord par échéance.
Ainsi, dès lors qu’une action à entreprendre va me prendre plus d’une demi-heure, elle trouve place dans mon agenda en tant que « rendez-vous avec moi-même ». Lorsqu’une action ne me coutera que quelques minutes, elle est enregistrée dans ma liste de tâches et est accomplie aux moments réservées à ces tâches dans mon agenda, parmi les autres PMAT.
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