J’insiste obstinément sur la nécessité de garder le contrôle de votre boîte de réception, de n’y conserver qu’un nombre minimal de mails. Alors voici une méthode pratique et concrète pour « traiter » vos mails.
Commencez par supprimer
Commencez par supprimer tout ce que vous pouvez supprimer sans les ouvrir. Spam, publicités, lettre d’information et abonnements que vous n’aurez pas le temps de lire aujourd’hui, tous ces messages doivent disparaître aussi rapidement que possible sans autre forme de procès. Si vous faîtes le compte, vous constaterez que cela peut facilement représenter jusqu’à 20 % des messages reçus !
En ce qui concerne les lettres d’information et les abonnements, croyez –moi, dans l’immense majorité des cas, ce qui n’a pas été lu le jour même ne le sera jamais. Faîtes attention quand même, si vous supprimez régulièrement les messages du même expéditeur, il se peut que votre logiciel de messagerie le classe automatiquement en courrier indésirable. Ne videz donc ce dossier qu’en vérifiant qu’après avoir vérifié que des mails « désirables » ne s’y trouvent pas.
Les réponses courtes et les tâches à déléguer
Si pour traiter un mail, une brève réponse suffit, ou s’il s’agit juste de déléguer une tâche ou de transférer une information, faîtes-le immédiatement. Et supprimez le mail reçu ! Vous aurez toutes les informations dans le mail que vous trouverez dans votre dossier « éléments envoyés ». Il n’est donc aucun besoin de conserver le mail que l’on vous a envoyé. Veillez néanmoins à conserver les messages contenant des pièces jointes.
Les « conversations »
Les mails « conversation », ceux qui se répondent mutuellement, polluent nos comptes de messagerie en ce qu’ils reproduisent inutilement les mêmes informations. En effet, dès que l’on répond ou que l’on transfère un message, celui-ci est dupliqué. Au bout de compte, le message original est reproduit autant de fois qu’il y a eu de réponse ou de transfert.
Pour lutter contre ce phénomène, il y une solution pratique : lancer une recherche par « conversation ». Dans Lotus, le dossier « tous documents » permet de classer et de regroupe les messages par objet. Dans Outlook, une recherche particulièrement utile existe. Vous l’obtenez en faisant un clic droit sur un des mails de la « conversation ». Choisissez « rechercher tout/ messages de même type » dans les versions 2003 et précédentes, ou « rechercher un message du même type/message dans cette conversation » dans la version 2010. Ainsi vous pourrez regrouper tous les messages liés dans une seule fenêtre, et ce, quel que soit le dossier dans lequel ils se trouvent. Vous retrouverez ainsi les mails que vous avez reçus, ceux que vous avez envoyés, ceux qui se trouvent encore dans vos brouillons. Il ne vous reste plus qu’à supprimer les mails les plus anciens à condition, évidemment qu’ils ne contiennent pas de pièces jointes.
Programmez le reste
Pour le reste, programmez des rendez-vous ou créez des tâches pour effectuer ce qui vous est demandé. En effet, ce n’est pas parce qu’un travail vous est demandé par mail qu’il faut vous précipiter dessus immédiatement. Tenez compte de l’échéance, mais donnez-vous du temps.
