Dans un article précédent, je vous ai indiqué que l’agenda était l’outil indispensable à la mise en place d’une organisation efficace. J’aimerais à présent vous faire partager quelques réflexions quant au choix de l’outil agenda lui-même.
L’agenda papier
Ce n’est pas parce l’électronique envahit notre quotidien que le bon vieil agenda papier ne fonctionne plus. Il a permis d’être efficace pendant des décennies, il peut continuer de l’être. En d’autres termes, le fait que votre agenda soit électronique n’est pas déterminant pour votre organisation, et utiliser un agenda papier ne signifie en aucun cas que vous êtes condamnés à errer dans le chao de la désorganisation.
Néanmoins, si vous restez attachés au papier, veillez à ce que votre agenda soit assez grand. Ne vous contentez pas du tout petit outil que votre banque peut vous offrir à la fin de l’année. Prenez un agenda qui, une fois ouvert, à la taille d’une feuille A4 au minimum. En deçà, vous risquez d’avoir du mal à y noter toutes les informations importantes.
Prenez aussi garde à utiliser un crayon à papier dans votre agenda. Évitez les stylos et les feutres. En effet, un agenda doit vous donner de la souplesse dans votre organisation, il doit vous permettre de faire des modifications simplement. Ce que vous y écrivez un jour peut devoir être modifié quelques jours plus tard, et il vaut donc mieux utiliser un crayon à papier et une gomme.
L’agenda électronique sur ordinateur
Avec l’apparition des agendas partagés, comme Outlook ou lotus Notes, les entreprises ont évolué vers les agendas partagés. Aujourd’hui, si l’organisation pour laquelle vous travaillez compte plus qu’une vingtaine de personne, il y fort à parier que vous ordinateur soit équipé d’un de ces outils. Leurs principal avantage est qu’ils sont partagés, c’est-à-dire qu’ils permettent aux autres collaborateurs de votre entreprise de consulter depuis leur poste de travail, vos disponibilités, voire carrément, si vous en avez donné l’autorisation, le contenu de vos rendez-vous. C’est un avantage incontestable sur l’agenda papier.
Si votre entreprise a opté pour le partage des agendas, vous aurez beaucoup de mal à ne pas l’utiliser. En effet, l’organisation des réunions, notamment, y gagne tellement en facilité, que vous ne pourrez pas éviter d’être invité par le truchement de cet outil. Et là, si vous persistez à utiliser le papier, vous aurez le choix entre perdre du temps à reporter l’agenda papier sur l’agenda électronique et réciproquement, ou risquer quotidiennement le « télescopage » de rendez-vous et réunions.
Ces outils ont néanmoins un handicap : ils ne sont pas toujours mobiles et quand ils le sont, le temps de démarrer votre PC pour accéder à votre agenda est parfois long, si tant est que vous ayez votre ordinateur portable à portée de main.
Le smartphone ou webphone
Depuis quelques années sont apparus de nouveaux outils. D’abord appelés PDA (Assistant Digitaux Personnels), l’ajout de la fonction agenda aux téléphones mobiles a créé les smartphones et les webphones. Ces nouveaux outils, lorsqu’ils sont couplés à un agenda stockés sur un PC ou un serveur partagé sont à mes yeux, la configuration la plus efficace aujourd’hui. Elle conjugue la mobilité de l’outil, un accès très rapide aux données enregistrées et le partage en temps réel ou presque des informations nouvelles. Ajoutez-y des applications et des outils logiciels pratiques et performants, des accès au web, aux réseaux sociaux, etc. et vous disposez d’outils nomades qui rendent tant de service qu’il va devenir de plus en plus difficile de s’en passer.
La configuration la plus efficace
Aujourd’hui, la combinaison « agenda électronique + smartphone » m’apparaît comme la plus efficace. Elle combine la mobilité du smartphone avec la facilité de partage d’organisation collective que donnent les agendas électroniques.
Et vous ? Quels sont les outils dont vous disposez ? En quoi votre configuration vous permet-elle d’être efficaces ?
