Traitez vos mails quand VOUS l’avez décidé

Une perte de temps

Selon une étude de septembre 2010 (Étude Sciforma), nous recevons en moyenne un mail toutes les 12 minutes, soient 5 toutes les heures ce qui représente en moyenne et sur une journée de 8 heures 40 mails. 75 % de ces mails sont lus immédiatement, leurs destinataires abandonnant leurs actions en cours.  En clair, en moyenne, les destinataires de mails, abandonnent leurs activités 30 fois par jour pour jeter un œil sur le message qui vient d’arriver ! 30 fois par jour !

Or, il semble qu’en moyenne, trois minutes (loi de Carlson) sont nécessaires pour revenir sur ce que l’on était en train de faire auparavant ! Les mails, « coutent » donc, en moyenne une heure trente par jour ! Près de huit heures chaque semaine ! Et il s’agit bien de temps

perdu à reprendre l’action délaissée pour lire le  mail, pas le temps nécessaire à le traiter. C’est donc clairement un temps énorme de perdu !

Face à ce constat, la meilleure attitude est de décider de ne pas ouvrir les mails au moment de leur arrivée, mais quand VOUS l’avez décidé. Une fois par jour vous suffit peut-être. Sinon choisissez deux, trois, quatre ou cinq moments de votre journée pour vous occuper de vos mails. Cela dépend de votre activité, du poste que vous occupez. Mais ne laissez pas les mails décider du rythme de votre journée.

Si vous craignez de « rater » des informations ou des tâches « urgentes », rassurez-vous : ceux qui ont besoin que vous interveniez dans l’instant, saurons vous joindre dans la plupart des cas. Grâce au téléphone ou en venant vous voir à votre poste de travail, ils trouveront une solution pour vous joindre.

Le mail n’est pas l’outil de l’urgence

Comme je le rappelle souvent dans mes formations, le mail n’est pas le meilleur outil de l’urgence. Le téléphone ou le face à face sont bien plus efficaces

dans ces circonstances. D’ailleurs, un conseil : si un incendie se déclare, téléphonez : n’envoyez pas un mail au 18 !

Mettez cette idée en « test » : pendant une journée : désactivez les messages vous prévenant de l’arrivée de nouveaux mails. Et dîtes-moi ce que vous en pensez.

Je sais que cette position dérange parfois. S’occuper de ses mails au moment où ceux-ci nous parviennent donne un sentiment d’efficacité, de disponibilité, de performance. Mais ce sentiment n’est qu’une illusion, une sensation fugitive que le retard accumulé sur les tâches que les mails entrants ont interrompus fait oublier dans l’instant.

Alors, si vous tentez l’aventure d’une gestion contrôlée de vos mails, dîtes-moi ce que vous en pensez ? Qu’avez-vous gagné ? Avez-vous gagné en tranquillité et en concentration ? Ou avez raté des informations importantes ? Avez-vous manqué une tâche urgente ?