Pour garder le contrôle de sa messagerie il faut se donner des limites !
Les boîtes aux lettres explosent ! Elles saturent, débordent, craquent et ne semblent plus pouvoir être contrôlées. Tous les jours de nouveaux mails y entrent sans que les premiers arrivés aient pu être évacués ! Du coup, au trafic déjà intense s’ajoutent les messages de l’administrateur qui vous indiquent que votre boîte aux lettre à atteint sa taille limite et qu’elle va bientôt être bloquée. Et rien ne semble pouvoir arrêter cette invasion continue.
Si vous vivez cette situation au quotidien je ne vois qu’une seule solution : fixez-vous une limite !
Cette limite c’est le nombre maximum de messages stockés dans les principaux dossiers de votre messagerie (Boîte de réception, éléments envoyés essentiellement). A chaque fois que vous décidez de traiter vos mails, vous ne lâchez pas les dossiers concernés tant que le nombre de messages qui y sont stockés dépasse la limite fixée. Cherchez quel mail peut disparaître, quel message peut être classé, transformé en tâche, délégué, transfèré etc. et vous ne lâchez vos mails que lorsque vous êtes revenus en dessous de la limite fixées. Croyez-moi : avec un tout petit peu d’habitude et de discipline c’est tout à fait accessible.
La preuve en est que, lorsque votre administrateur vous signale la taille excessive de votre boîte de réception, vous trouvez la solution ! Certes elle est bancale et très temporaire puisque quelques jours (minutes ?) plus tard le même message vous parvient. Mais cela prouve bien que lorsque vous y êtes contraints, vous trouvez le moyen de faire le ménage. Il suffit de pousser plus loin cette logique !
La limite que je me suis fixée est de 10 ! Jamais je ne laisse plus de dix mails dans ma boîte de réception ! Cette limite paraît sans doute excessive mais elle s’explique : seul salarié de ma société je n’ai aucun collègue, collaborateur ou chef pour saturer ma boîte de réception. Je peux donc me le permettre.
Pas plus bas que l’écran
Si cette limite vous paraît excessive, interdisez vous de dépasser le bas de votre écran. Le volume occupé par vos mail restera raisonnable, vous aurez de vraies marges de manoeuvre, surtout si de « gros » fichiers vous sont envoyés. En plus de cela, vous aurez toujours tous vos mails en instance sous les yeux ! Vous risquez beaucoup moins de les oublier !
Car, et c’est bien l’un des « risques » lié aux mails, tous les mails qui dépassent le bas de votre écran disparaissent de votre vue et vous risquez de les oublier jusqu’au moment où vous direz qu’il faut vérifier qu’il ne « traîne » rien d’important plus bas… parfois il sera trop tard, et souvent ce sera devenu urgent. « Loin des yeux, loin du coeur » dit le proverbe.
Alors pour ne pas perdre vos mails de vue, ne dépassez pas les bornes.
Et vos boîtes de réception ? Combien comptent -elles de messages ? Quelle est leur taille (en kilo-octets) ?
