Déterminer la liste des participants à une réunion peut paraître facile. Les membres d’une même équipe, d’un service,… en plus, comme les agendas partagés permettent d’inviter en quelques clics toute une liste de participants, tout paraît simple. Malheureusement, la terrible maladie que l’on appelle la « réunionite » fait des ravages. Combien de fois, avons-nous le sentiment
de n’avoir pas notre place dans une réunion et d’y avoir perdu un temps précieux. Combien de fois nous disons-nous que le compte rendu aurait suffi, que l’on aurait mieux fait de rester travailler.
Alors, si vous organisez des réunions je vous propose deux règles simples qui permettent de déterminer quels sont les participants à inviter à une réunion :
Inviter ceux qui ont quelque chose à apporter à la réunion.
Invitez ceux qui doivent apporter quelque chose à la réunion, que ce soit pour leurs compétences techniques, leur connaissance du dossier, ou leur implication dans d’autres parties « parallèles » d’un projet. Ces participants sont véritablement utiles à votre réunion.
Inviter ceux à qui ont quelque chose à y prendre.
Bien évidemment, ceux qui doivent « trouver » quelque chose pendant votre réunion font partie de ceux que vous pouvez inviter. La réunion fait partie des outils qui permettent de transmettre efficacement des informations. Mais ce n’est pas le seul ! Parfois, la lecture d’un compte rendu transmet suffisamment d’informations pour la personne concernée puisse être dispensée d’être présent lors de la réunion. Dans ce cas, pourquoi prendre du temps inutilement à vos collègues.
Toutefois, selon les objectifs que vous vous êtes donnés, veillez à ce que le nombre de participants ne soit pas un handicap pour atteindre cet objectif. Si vous souhaitez vous contenter de diffuser de l’information tout au long de la réunion, le nombre importera moins. Si vous souhaitez organiser un débat, prendre des décisions ou planifier un projet, essayez d’avoir autour de votre table entre 5 et 10 participants. En dessous de 5 participants les échanges risquent de ne pas être suffisamment riches, au-delà de 10 vous risquez d’avoir des difficultés à contrôler le déroulement de la réunion.
En tous les cas, avant de mettre un nom sur une liste de participants à inviter pour une réunion, demandez-vous si la venue de cette personne est vraiment utile à l’atteinte des objectifs de la réunion.
La charge « symbolique » des réunions
Hélas tout n’est pas si simple. En effet, au moment de définir le nom des participants à une réunion, un autre élément est à prendre en compte : l’interprétation que certains peuvent faire d’une « non-invitation » à une réunion. Bien plus souvent que ce que l’on peut imaginer, les réunions sont porteuses d’une charge symbolique. Celui ou celle que vous avez choisi de ne pas inviter pourra voir dans ce choix des raisons autres que lui éviter de perdre du temps. Ainsi, il n’est pas rare qu’un sentiment d’exclusion, voire de disgrâce, habite celui qui sait que la réunion s’est tenue sans lui. Et là, nous nous heurtons un comportement paradoxal : si je suis invité je me plains de ce que l’on me prend trop de temps en réunions, mais si je ne suis pas invité je m’en inquiète !
Cette valeur symbolique attribuée à la réunion complique évidemment la question du choix des participants.
Et vous ? Comment choisissez-vous ceux que vous invitez à vos réunions ? Avez-vous déjà éprouvé ce sentiment d’exclusion alors qu’une réunion se tenait sans vous ? Ou au contraire, êtes-vous soulagé lorsque vous y échappez ?
