Parmi les éléments marquants des formations à la gestion du temps que je propose (Construire son Organisation Professionnelle, S’Organiser avec (Outlook, Lotus Notes, Thunderbird), S’Organiser avec Outlook en Ligne), il y a la perspective de retrouver une boîte de réception vide plusieurs fois par jour. J’insiste sur le fait que cette boîte de réception vide est le gage d’une sérénité retrouvée en ce qu’elle signifie que toutes les actions ou tâches d’un environnement de travail sont sous contrôle.  Et, je le répète, avec une petite dose de rigueur, c’est possible. De fait, suivre les principes proposés n’est pas très difficile.

Il se pose néanmoins une question : comment passer de la situation actuelle à la situation désirée ? Dans les accompagnements en situation de travail je distingue deux cas de figure.

Moins de 250 mails dans la boîte de réception

Le premier cas est celui où la boîte de réception compte moins de 250 – 300 mails. Attention, je parle bien de mails au total, pas uniquement de mails non lus. C’est le chiffre indiqué juste à côté de « éléments : » tout en bas à gauche de votre fenêtre Outlook (si vous utilisez Outlook). Si vous êtes dans ce cas de figure, la meilleure solution est de traiter «à la main » les mails en stocks. Si vous vous appuyez bien sur les cinq questions de la « Litanie pour un Rendez-vous » cela devrait aller assez vite. Commencez par les mails les plus anciens, vous en jetterez beaucoup, puis remontez vers les plus récents.

Cet exercice fastidieux aura un mérite : cela de vous apprendre à jeter les informations périmées.

Plus de 250 mails

Si vous avez plus de 250 mails dans votre boîte de réception, il faudra mettre en œuvre une autre stratégie. Celle-ci consiste à créer un dossier dans lequel vous stockerez les messages au-delà du 250^ème.

L’idée est que trier un très grand nombre de mails (plus de 100.000 chez un participant récemment rencontré) est non seulement terriblement chronophage, mais quasi impossible. De fait, face à de tels chiffres, on sait que l’immense majorité des mails ne présente plus aucun intérêt.  Cependant, quelques rares mails présentent un intérêt réel, voire sont d’importance capitale. Il n’est donc pas possible de les supprimer et trier cette masse serait trop long.

Je propose donc de tout stocker en vrac dans un dossier dédié (j’ai d’ailleurs l’habitude de le nommer « vrac ») pour, quand ce sera nécessaire, les y retrouver à l’aide de l’outil de recherche. Gardez-vous les 250 derniers mails à traiter « à la main » et, quand votre boîte de réception sera vide, appliquez vous à respecter les principes proposés pour garder le contrôle. Vous le constaterez très vite, vous y gagnerez en productivité, en organisation, en efficacité et, surtout, en sérénité.