Interruptions : gardez le contrôle

Être efficace ce n’est pas s’agiter en permanence, réagir plutôt qu’agir au risque de perdre de vue ses objectifs et ses priorités. Pour reprendre le contrôle de notre organisation, pour revenir à une gestion de son temps plus rationnelle, plus efficace et plus satisfaisante pour moi, il faut donc s’autoriser à dire à l’autre « Je m’en occupe, mais plus tard ». Agir immédiatement, réagir dans la minute à toutes les sollicitations, donner les réponses rapides, suivre sa messagerie instantanément, etc. tous ces comportements nous font croire que nous sommes efficaces, réactifs, performants. Mais ne nous leurrons pas : il ne s’agit que d’une illusion, d’un mirage, d’une apparence. En réalité ces comportements nous éloignent de nos priorités, nous les font perdre de vue, nous freinent dans l’atteinte de nos objectifs.

Alors donnez-vous le droit de dire à votre collègue que vous vous occuperez de son problème quand vous aurez fini ce dossier important. Mettez votre téléphone sur messagerie, ou transférez le à un collègue (avec son accord et à charge de revanche évidement). Autorisez-vous, si vous avez décroché, à indiquer à votre interlocuteur que vous êtes en rendez-vous. Bref, ne laissez pas les autres décider à votre place de ce que vous faîtes à chaque instant de votre journée.

Seule la hiérarchie

Au final, le privilège de décider à notre place de notre organisation ne doit être concédé qu’à notre hiérarchie. Elle seule doit avoir le droit de bouleverser nos priorités et de nous imposer une organisation différente de celle que nous avions prévue. Mais, ce droit doit être compensé par des devoirs : celui de respecter notre organisation à chaque fois que cela est possible, c’est-à-dire en réalité, dans l’immense majorité des situations. Ensuite, dès lors qu’une tâche vous est assignée, qu’un travail vous est confié, un délai réaliste et atteignable doit y être assorti. Ne vous contentez pas du mot « urgent », de la vieille blague qui ne fait plus rire personne, « c’est pour hier », ou d’un « aussi vite que possible ». Exigez un vrai délai !

Plus on est « haut », moins on a d’interruptions

Je suis toujours frappé par la différence de comportement adoptée selon le niveau hiérarchique. Si vous vous situez vers le bas de la pyramide, vous êtes interrompus régulièrement. Hiérarchie, clients, mais surtout collègues, perturbent votre travail à maintes reprises tout au long de la journée. C’est à croire qu’aucune des actions de cette journée n’est importante ! Qu’aucun de travaux que vous entreprenez ne mérite d’être mené à son terme sans interruption.

À l’inverse, plus vous vous rapprochez du sommet, moins vous avez d’interruptions. Bien sûr, on peut penser que les tâches d’un cadre dirigeant sont de plus grande importance que celle des premiers niveaux de la hiérarchie, mais dans c’est bien le nombre d’interruptions subies qui est différent. En fait, avant de déranger un « chef » on se demande si cela en vaut bien la peine ! On se demande s’il n’existe pas une solution alternative. Bref, plus votre position et élevée dans la pyramide, plus la gestion des interruptions est facile : il y en a de moins en moins à mesure que vous vous élevez.