Cessons d’arroser

J’en fais le constat avec vous depuis plusieurs semaines dans ce blog, le nombre de mails qui arrive dans les boîtes de réception est de plus en plus important. À tel point qu’il commence à poser de réels problèmes dans la gestion du temps et l’organisation des entreprises. Mais d’où viennent tous ces messages ?

Les mails « couverture »

Une première réponse à cette question est probablement à trouver du côté de ce que l’on peut appeler les mails « couverture ». Vous savez ceux que l’on envoie à son chef, au collègue du service voisin, au chef du collègue, etc. en se disant que comme cela ils sont au courant et si ma décision ne leur convient pas ils peuvent réagir. Après il sera trop tard et comme ils n’auront pas réagis je serai couvert…

Ce comportement trouve bien sûr son origine dans un souci constant d’éviter d’avoir à assumer des erreurs.

L’illusion de l’information

Mais, je crois qu’il trouve aussi son origine dans la fait que la « hiérarchie », les « chefs » font quelques fois de la messagerie électronique un outil de suivi de délégation et de contrôle. J’ai ainsi rencontré il y a quelques années un cadre dirigeant qui recevait, pendant notre entretien, message après message. Dérangé et intrigué par l’apparition incessante du signal sonore d’arrivée de nouveaux messages je lui demandais combien de mails lui parvenaient chaque jour. Sa réponse fut de 600 ! Devant mon effarement, il précisa que son assistante faisait un premier tri en lui éliminant les trois quart de ses messages. Je poursuivais mon investigation en lui demandant pour quelles raisons il recevait autant de messages et il me répondit : « je veux être en copie de tout pour être au courant de tout ! ». En clair, par son mode de management, il générait lui-même tous ces mails « couverture ». Quelle belle illusion que de vouloir être au courant de « Tout ».

Je n’eus pas besoin d’insister pas sur la vanité de cette ambition.

Un frein à la délégation

Ajoutons que si lui éprouvait toute les peines du monde à « gérer » sa boîte de réception, et ce malgré l’intervention de son assistante, ses équipe devaient vivre cette situation avec difficulté. Alors que la messagerie électronique devrait nous aider à gérer notre quotidien, il peut devenir un frein à la délégation et à la confiance.

Cessons d’arroser

En tout cas, quelle que soit la raison pour laquelle nous envoyons des mails, il me paraît indispensable de « cesser d’arroser ». demandons-nous à chaque fois si le destinataire aura vraiment un intérêt à lire ce que nous lui envoyons.