Je parle tellement souvent des problèmes posés par le mail que j’ai peur que vous pensiez que j’en condamne l’utilisation. Or, il présente aussi de nombreux avantages qui en font un outil non seulement incontournable, mais aussi très utile. J’aimerais donc consacrer cet article à ceux-ci.
Informations non urgentes
Plus rapide que le courrier papier et peu intrusif (si l’on désactive les notifications d’arrivée), le courriel est un vecteur très adapté à la diffusion d’informations non-urgentes. Pour les urgences, préférez le téléphone ou le face à face.
Destinataires multiples
Quand plusieurs destinataires doivent recevoir une information, le mail est un outil particulièrement efficace. Néanmoins, à chaque fois que cela est possible, utilisez les outils de partage de document. Vous limiterez le volume stockés et donc le coût carbone de ce stockage.
Pièces jointes
Lorsqu’il s’agit de diffuser des informations, quel qu’en soit le format, glisser des pièces jointes dans un mail est une solution performante. Là encore, elle sera plus rapide que la diffusion « papier ».
Moins de cinq phrases – moins de trois échanges
Le courriel est particulièrement adapté aux échanges courts ou aux informations pouvant être rédigées rapidement. Si les échanges se prolongent ou si la rédaction nécessite d’être longue, une conversation directe, une réunion, ou un coup de téléphone sont des alternatives qui peuvent être intéressantes.
Prendre ou valider un engagement
S’il n’a pas la valeur juridique d’un contrat original signé par les deux parties, un courriel n’en est pas moins « un commencement de preuve par écrit ». Cela veut dire que ce qui y est écrit vaut pour engagement, que cela soit vis-à-vis d’un client, de la part d’un fournisseur ou de toutes autres parties prenantes.
Toutefois, évitez de faire de la messagerie électronique un outil de traçabilité de la moindre décision ou du moindre échange. Vous risqueriez de dégrader vos rapports avec ceux avec qui vous travaillez.
