Le mail, sans contestation possible, un outil très pratique et très utile. Il pose néanmoins des problèmes importants.

Le plus important est sans doute qu’il est générateur de stress, de tensions. Il y a deux raisons principales à cela.

Perte de contrôle

Tout d’abord, il y a le sentiment de perte de contrôle. Sous la pression continue des flux incessants de mails qui s’accumulent dans la boîte de réception, les utilisateurs se sentent débordés, noyés et sous tension permanente. A chaque fois qu’un mail arrive, la notification qui signale son arrivée contribue à ajouter au stress déjà ressenti.

Face à ce flux, la boîte de réception, non seulement ne désemplit pas, mais, au contraire ne cesse de se remplir. Le simple fait de la voir a bien souvent un effet néfaste sur le moral de l’utilisateur qui ne sait plus comment faire pour reprendre le contrôle.

Peur de rater quelque chose

En parallèle, les notifications qui se multiplient et signalent sans cesse l’arrivée de nouvelles tâches « urgentes » à entreprendre crée souvent un sentiment de crainte : la crainte de rater quelque chose d’important. Du coup, l’on se sent tenu de suivre en permanence ce flux incessant qui renforce le sentiment d’urgence permanente.

Pour faire face à cette situation, je vous propose deux solutions simples.

Supprimer les notifications

La première consiste tout simplement à supprimer les notifications d’arrivée des mails et de ne consulter sa boîte de réception quand on l’a décidé. Rappelez-vous bien que, « par définition », le mail n’est pas l’outil de l’urgence. S’obstiner à garder en permanence un œil sur les courriels en arrivée rapporte beaucoup de stress et aucune efficacité.

Prendre une décision

La deuxième solution consiste à prendre une décision dès que l’on a ouvert un mail et, en fonction de cette décision, de « dégager » ce mail de la boîte de réception. Ainsi, au lieu de voir les mails s’accumuler sans fin, votre boîte de réception se videra à chaque fois que vous déciderez de vous en occuper. Vous séparerez les informations à conserver des tâches à accomplir et supprimerez tout le reste (ce qui n’est ni à faire ni à garder ne peut trouver sa place que dans votre corbeille électronique).

Adopter ses deux comportements, vous permettra de retrouver le contrôle des flux et de supprimer le stress générer par l’outil de messagerie.