Vous le savez si vous lisez régulièrement les pages de ce blog, j’attache beaucoup d’importance au fait qu’il n’y ait que très peu de messages dans ma boîte de réception (moins de dix !). J’y parviens en supprimant méthodique (voir l’article de blog) beaucoup de mails, en utilisant le « glisser-lâcher », et, bien sûr, en nettoyant les conversations.
Quand je parle de nettoyer les conversations, de quoi s’agit-il ? Il s’agit tout simplement de veiller à ne conserver que le dernier message d’une « conversation » écrite que je peux avoir avec des interlocuteurs. Car, dans une conversation, quel message dois –je garder ? Sauf exception, uniquement le dernier. En effet, celui –ci contient tous les précédents. Je n’ai donc pas besoin de les conserver en tant que tels. Il est toutefois une exception à cette règle : c’est lorsqu’un ancien message contient une pièce jointe que je dois conserver. Sinon, les messages antérieurs sont inutiles et ne font qu’encombrer les dossiers que je gère. Je peux donc les supprimer sans aucun scrupule.
Deux solutions
Pour nettoyer efficacement une conversation vous disposez de deux moyens.
Le premier, consiste tout simplement à cliquer à avec le bouton droit de votre souris sur le message que vous soupçonnez de faire partie d’une conversation. Dans le menu contextuel qui s’affiche choisissez « rechercher un élément du même type », puis « message dans cette conversation ». Cette commande lancera une recherche qui vous permettra d’afficher tous les messages portant le même objet. Ce qui est très intéressant, c’est que ces mails seront affichés quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés. Ainsi, qu’un message se trouve dans la boîte de réception, dans le dossier éléments envoyés, ou dans n’importe quel autre dossier, il sera affiché au milieu des autres. Dans cette liste, il vous sera facile de supprimer les messages devenus inutiles.
Il existe dans les dernières versions d’Outlook une nouvelle solution. Celle –ci s’appuie sur un paramétrage de l’affichage. Pour y accéder, cliquez sur l’onglet « Affichage » et cochez la case « afficher en tant que conversation » qui apparaît dans le ruban. Choisissez « appliquer ce paramétrage à ce dossier » dans la boîte de dialogue qui s’ouvrira. L’affichage du dossier concerné va se modifier. Dorénavant, une petite flèche apparaîtra à gauche des mails qui sont liés à une conversation, et ce, à nouveau, quel que soit le dossier dans lequel ils sont conservés. Un clic sur cette flèche vous permettra de « dérouler » tous les messages de la conversation. Vous pouvez ainsi faire un ménage très rapide et très facile. Là encore, de veillez à ne pas supprimer les mails contenant des pièces jointes dont vous pourriez encore avoir besoin.
