La bonne configuration d’Outlook (5) – le calendrier

Voici encore quelques trucs et astuces pour utiliser Outlook, et ici plus particulièrement le calendrier au mieux.

Se « déplacer » dans le calendrier

Si vous utilisez Outlook pour gérer votre temps comme je vous suggère de la faire dans nombre d’articles de ce blog, vous êtes amenés à vous « déplacer » fréquemment dans votre calendrier. Il peut donc être utile de savoir s’y déplacer rapidement.

Vous pouvez utiliser les flèches directionnelles droites et gauches pour les dates les plus proches. Le navigateur de dates peut aussi vous être très utile. L’inconvénient, c’est que quand vous cliquez sur une date du navigateur vous risquez de « perdre » le mode d’affichage que vous aviez sélectionné. Pour ma part, j’ai un faible pour « 7 prochains » jours parce qu’il me projette à une semaine et me permet une très bonne anticipation. Pour éviter cette petite difficulté et pour aller très vite à une date même lointaine, vous pouvez utiliser la fonction « Attendre la date ». pour y accèder rapidement retenez le raccourci ctrl + b quand vous êtes sur votre calendrier. Vous n’avez plus qu’à saisir la date qui vous intéresse, à valider et le calendrier affiche immédiatement la date souhaitée.

Dupliquer un rendez-vous

On peut être parfois amené à reproduire un rendez-vous déjà existant. Pour le faire très vite, rien de plus simple. Maintenez la touche ctrl enfoncée, déplacez le rendez-vous à dupliquer vers la date souhaitée, relâchez le bouton de votre souris. Votre rendez-vous est dupliqué. Attention, si vous lâchez la touche ctrl avant le bouton de la souris, votre rendez-vous sera déplacé, pas dupliqué.

Nettoyer le calendrier

Organiser les réunions avec Outlook est devenu enfantin. Mais, avec les pièces jointes aux rendez-vous et la multiplication des réunions, il peut arriver que votre calendrier prenne une taille trop importante et qu’y faire le ménage, comme dans votre boîte de réception, devienne utile. Malheureusement, la manière dont est agencé un calendrier rend cette opération très fastidieuse. Il existe pourtant un manière simple d’y parvenir : modifier l’affichage. Pour cela ouvrez votre calendrier, choisissez l’onglet « Affichage », puis cliquez sur « Changer l’affichage » et choisissez « Liste ». Votre calendrier s’affiche à présent sous forme de liste de rendez-vous et vous pouvez le traiter exactement comme un dossier contenant des mails. Le mieux est peut-être de classer vos rendez-vous par date et d’archiver ou de supprimer les plus anciens. En rajoutant la colonne «  Taille » vous pourrez même vous attaquer aux plus gros rendez-vous et ainsi faire un ménage particulièrement efficace en termes de taille du dossier.