L’organisation des mails

A la vue de la très importante quantité de courriels reçue au quotidien, il est indispensable de pouvoir s’appuyer sur une organisation performante de manière à retrouver ces informations si précieuses.  Voici quelques bases pour construire cette organisation.

Une arborescence légère

Sur les deux outils de messagerie les plus présents dans les entreprise, Lotus Notes et Outlook, les bases sont indexées (à partir de la version 2007 de Outlook et depuis longtemps sur Lotus Notes). Cela signifie que lorsque vous lancez une recherche, celle- ci est faîte, non pas en « relisant » tous les courriels stockés, mais à partir d’une base qui références tous les éléments présents dans votre outil messagerie. L’intérêt premier cette indexation est de permettre des recherches très rapides.

Du coup, comme pour l’organisation de vos fichiers, une arborescence trop développée, qui comprendrait un grand nombre de dossiers et de sous-dossiers devient un handicap à la recherche puisqu’elle oblige à se « déplacer » très souvent d’un niveau à l’autre ou d’une branche à l’autre. Je pense donc qu’il vaut mieux s’appuyer sur une arborescence dont le développement est limité, comptant peu de dossiers, peu de branches et peu de sous-niveaux. En d’autres termes, je préfère avoir un nombre faible de dossiers comprenant un grand nombre de mails.

Renommer ses mails

Mais, pour pouvoir s’appuyer sur une organisation efficace, c’est-à-dire qui me permette de retrouver rapidement mes informations, il est indispensable que les objets des mails soient particulièrement clairs. Il faut pouvoir en identifier le contenu simplement à partir de cet objet.

Lorsque l’on est le « créateur » d’un échange ce n’est pas difficile. Il suffit d’apporter un peu de soin à l’objet que l’on va donner au message initial.

Lorsque l’on destinataire d’un courriel, cela n’est pas plus compliqué. Il suffit de renommer le message reçu. Et c’est très simple. Dans Lotus Notes, un double clic sur une partie quelconque du message vous permettra de l’ouvrir en mode « édition », ce qui vous permettra, en cliquant dans la zone « sujet », de saisir un nouvel objet. Dans Outlook c’est encore plus simple, puisqu’il suffit, lorsque le mail est ouvert (pas en mode volet de lecture) de saisir directement le nouvel objet dans le champ « objet ». Une fois ces changements effectués, fermer votre message et n’oubliez pas d’enregistrer les changements.

Si vos objets sont suffisamment clairs, des mots clé simples vous permettront d’y accéder grâce à l’outil de recherche et d’identifier le bon message au milieu des résultats obtenus.

Un classement par thème, pas par expéditeur

Je rencontre encore parfois un système de classement des mails par expéditeur (ou destinataire). Je pense que celui-ci n’a pas grand intérêt puisque les multiples outils à notre disposition permettent de retrouver un courriel quand on ne connaît que son expéditeur. Une organisation par thème, par dossier, projet, client etc. me paraît bien plus efficace en ce qu’elle regroupera des messages qui sont liés.

Un archivage régulier

Evidemment, n’avoir pas à rechercher parmi un trop grand nombre de résultats, il est pertinent de ne pas avoir un nombre trop important de messages. C’est pour cela que je suis partisan d’un archivage régulier (annuel ?) des mails. Les outils d’archivages disponible sont particulièrement pratiques puisqu’ils permettent de conserver l’arborescence originale dans l’archive. Ainsi, vous « retrouverez vos petits » plus facilement lorsqu’il sera nécessaire de rechercher un message archivé.

L’autre avantage de cette stratégie est qu’elle vous permet de supprimer vos mails au bout de quelques années. En effet, il n’est que très rarement utile de conserver des traces électroniques des vieux échanges. Dans la plupart des cas, cette forme de conservatisme ne fait que « noyer » les informations actives au milieu d’informations trop anciennes pour présenter un réel intérêt.