La manie du « Répondre à Tous »

Nous envoyons  (voir l’article « Tous victimes, mais tous bourreaux » ) et nous recevons trop de mails. La quantité d’information qui nous parvient au quotidien est supérieure à ce que nous pouvons assimiler. Le bouton « répondre à tous » et sa mauvaise utilisation accentue ce phénomène. Car, même si cet outil présente parfois une utilité, la manie du « Répondre à Tous » est vraiment chronophage.

Est-il utile d’informer tous les destinataires ?

Nous recevons tous chaque jour un grand nombre de messages dans lesquels nous ne sommes qu’un destinataire parmi d’autres. Si une réponse est parfois nécessaire, nous pouvons nous demander si cette réponse est vraiment indispensable, ou même simplement utile, aux autres destinataires de ce message.

L’exemple presque caricatural de ce que je vous dis est dans les mails d’invitation aux réunions. Je suis membre d’association, et dans la mesure où nos agendas respectifs sont difficilement accessibles aux autres membres, les invitations aux réunions se font par mail. Et, bien évidemment, une part non négligeable des réponses à ces invitations sont faîtes «  à tous ».  Si quinze personnes sont invitées, voilà pas loin d’une dizaine de réponses inutiles qui m’arrivent !

Une croissance exponentielle

L’exemple, presque absurde de ce phénomène m’a été raconté par une participante à l’une de mes formations. Celle-ci, secrétaire d’un service de trente personnes, avait envoyé un mail demandant à tous les membres de l’équipe de l’informer des dates de congés d’été qu’ils envisageaient de prendre de manière à prendre les éventuels arbitrages nécessaires. Tous les membres de cette équipe ont « répondu à tous » ! Le calcul du nombre de mails est donc le suivant : 31 mails à l’aller (n’oubliez pas le mail « envoyé »), 961 réponses (toujours en comptant les mails « envoyés » !). 992 messages au total ! Il s’agit bien là d’une croissance exponentielle !

L’illusion de l’information

Par ailleurs, nous admettons pour nous-mêmes que le nombre de courriels qui arrivent dans nos messageries électroniques est trop important pour que nous puissions l’assimiler. Ce qui est vrai pour nous l’est aussi pour les autres ! Les messages reçus sont en nombre trop important pour pouvoir être assimilés. Alors à quoi bon tenter d’informer tous les destinataires initiaux d’un message ? Dans bien des cas, comme l’information du « Répondre à tous » ne présente qu’un intérêt limité, ils ne pourront pas l’assimiler. Ainsi, croire que nous informons efficacement lorsque nous utilisons ce bouton est une illusion. Nous ne faisons que contribuer à l’embolie des boîtes de réception des autres, et, comme la nôtre, elles n’en n’ont pas vraiment besoin.

Donc, s’il arrive que « répondre à tous » présente un intérêt, veillons à n’utiliser ce bouton qu’avec parcimonie.