La corbeille « Quoi de neuf ? »

Il est un outil que je suggère de placer dans votre bureau à proximité de la corbeille « Aujourd’hui ». Cet outil est connu de tous et existe peut-être déjà. Il s’agit d’une corbeille de bureau classique, que j’appelle la « Corbeille Quoi de Neuf ? » dans mes formations. Comme la boîte aux lettres qui se trouve à votre domicile, cette corbeille doit devenir le lieu unique où toutes les personnes qui ont une information sur papier à vous transmettre déposent cette information. Il est clair qu’il faudra expliquer l’usage de cet outil aux gens avec qui vous travaillez au quotidien. Mais, une fois mis en place, aucun document qui vous est destiné ne pourra être déposé ailleurs. Le temps des documents déposés sur votre clavier, sur votre chaise, ou des post-it collés sur votre écran est terminé ! Tout votre entourage doit apprendre à déposer ce qu’il vous destine dans cette corbeille « Quoi de neuf ? ».

Un seul endroit à vérifier

Le premier avantage est que, lorsque vous revenez à votre poste de travail après vous être absenté, vous n’avez qu’un seul endroit à vérifier pour prendre connaissance des nouvelles informations papier qui vous sont parvenues.

Être informé sans être dérangé

Deuxième avantage, lorsque vous êtes à votre bureau, dans une de ces heure à trois étoiles que vous souhaitez protéger, toute personne ayant à vous transmettre une information pourra le faire sans vous déranger puisqu’il lui suffira de la déposer dans la « Corbeille Quoi de Neuf ? ». Elle n’aura plus besoin de détourner votre attention de votre travail  pour vous donner ou déposer le document en question.

Évidemment, cet avantage ne sera réel qu’à la condition expresse que vous ne vous leviez pas à chaque fois que quelqu’un dépose quelque chose dans votre corbeille ! C’est à vous de décider du ou des moments de la journée durant lesquels vous prendrez connaissance des informations nouvelles déposées à votre attention. Prendre connaissance des documents déposés dans cette corbeille dès leur arrivée c’est un petit peu comme si vous restiez assis chez vous à côté de votre boîte aux lettres pour vous saisir de ce que le facteur y dépose immédiatement. C’est inutile ! S’il y avait quelque chose de vraiment urgent, les autres trouveraient bien un moyen de vous le faire savoir. N’ayez aucune inquiétude à ce sujet.

Comme le mail !

C’est exactement le même comportement que vis-à-vis de la messagerie électronique ! J’ai déjà eu l’occasion de l’évoque maintes et maintes fois dans ce blog. De fait, à mes yeux, traiter mon courrier papier mon courrier électronique est exactement la même démarche.

Travaillez en T.T.C.

Comme je vous l’ai suggéré dans un autre texte, travaillez en TTC. Cela veut dire que lorsque vous décidez de traiter votre corbeille « Quoi de neuf », vous prenez tout ce qui s’y trouve et vous prenez une décision pour chacun des documents. Surtout, vous n’y remettez jamais rien ! Le corbeille doit être vide après que vous ayez décidé de la traiter. Cela vous permettra de ne rien oublier, de rien occulter, mais cela permettra aussi aux gens avec qui vous travaillez de savoir que vous avez pris en compte ce qu’ils vous ont amené. Une corbeille vide leur indiquera que tout est dans les tuyaux.