Des réunions efficaces : c’est possible !

Lorsque j’anime une formation sur le thème de la gestion du temps, j’invite les participants à anticiper la durée prévisionnelle de leurs réunions et d’en tenir compte dans leur planification quotidienne en l’inscrivant dans leurs agendas. Souvent, à  ce moment de mon intervention, j’entends des soupirs désabusés et je vois  des regards lassés se porter vers le plafond, exprimant l’inutilité, la vanité, d’une telle idée. Prévoir la durée d’une réunion ! « C’est impossible ! Comment voulez-vous savoir ? On sait déjà à peine quand la réunion commence, alors deviner quand elle finira… » Et oui ! Dans bien des entreprises, dans biens des organisations et dans nombre d’association, il est difficile, pour ne pas dire impossible, de savoir à quelle heure commencera réellement une réunion, à quelle heure elle finira et ce qui devra « sortir » de celle-ci.

Quant à l’atteinte des objectifs de la réunion, il faut bien admettre qu’il est rare que ceux-ci  soient atteints. En réalité, il est rare que ceux-ci soient annoncés et connus des participants, et de fait, il est difficile de dire qu’ils ne sont pas atteints.

J’exagère ? Je noircis volontairement le tableau ? J’ai perdu de vue la réalité de l’entreprise ou des associations ? Pas du tout ! Ce que j’exprime ici m’est indiqué régulièrement par les participants à mes formations. Il y a seulement quelques jours, un participants m’a indiqué bloquer des demi-journées entières à chaque fois qu’il était invité à une réunion par son hiérarchique faute de savoir à quelle heure celle-ci se terminerait. Et le pire, c’est que dans bien des cas, cette demi-journée bloquée pour une réunion n’était pas de trop.

Pourtant, chez quelques-uns de mes clients, dans quelques organisations, les réunions commencent à l’heure, et l’on sait en entrant à quelle heure elles finiront ! Et là, il ne s’agit pas juste de conseils ou d’avis théoriques de la part d’un consultant qui cherche à vendre ses formations à l’animation de réunion, mais bel et bien de réalités quotidiennes, de constats que je fais chez certains clients à qui je ne vendrai jamais ses formations : ils n’en n’ont pas besoin !

Ces entreprises, donnent la preuve quotidienne que les réunions peuvent être efficaces, qu’elles peuvent commencer à l’heure, finir à l’heure et atteindre les objectifs fixés. Ces organisations démontrent que les réunions peuvent être des moments de travail en commun et productifs.

Les solutions que celles-ci mettent en œuvre ne sont pas géniales, hors de portée, inatteignables. Elles sont la plupart du temps, simples, pleines de bon sens et du respect de ceux qui sont invités aux réunions. Ce sont quelques-unes de ces solutions que je vous présenterai dans les prochaines semaines sur ce blog. Avec l’espoir qu’elles vous aideront à améliorer l’animation de VOS réunions…