L’utilisation que je propose de l’agenda est celle d’un outil de gestion budgétaire de son temps.
C’est comme lorsque l’on construit une maison. Pour lancer le projet vous montez un budget prévisionnel qui a pour première utilité de valider la faisabilité financière du projet et de convaincre le banquier. Mais, une fois les travaux lancés, ce prévisionnel vous permet aussi d’ajuster les dépenses au fur et à mesure de l’arrivée des factures des différents artisans. Dans ce genre de projet des surprises budgétaires peuvent se produire. Les voir apparaître le plus tôt possible permettra de mener à bien son projet en l’adaptant si cela s’avère nécessaire.
L’idée est donc de budgéter les principales actions de ma journée, de manière à savoir, quand l’une d’entre elles « déborde » que du temps va me manquer et qu’il va me falloir adapter mon organisation.
Budgéter pour m’adapter
Si je ne procède pas ainsi et qu’une tâche ou un rendez-vous me prend plus de temps que prévu, je ne pourrai le constater qu’à la fin de la journée, quand il sera trop tard pour m’adapter. Si, parmi les tâches qui restent à accomplir certaines sont vraiment aussi « urgentes » je n’ai pas d’autre choix que de rester au bureau pour les terminer. À l’inverse, si dès dix heures quinze du matin je me rends compte que la réunion que devait se terminer à dix heures déborde je peux revoir et modifier le « budget temps » de ma journée. Mon agenda, lorsque je m’en sers comme outil de gestion budgétaire de mon temps, me permet d’adapter mon organisation tout au long de la journée, en fonction des évènements qui se produise. Cette logique me permet de ne plus subir le temps mais de garder le contrôle et de m’adapter en permanence.
J’ai toujours le choix
Et, bien évidemment, si j’ai accepté de recevoir quelqu’un pendant une heure, et que cet entretien déborde, ce n’est pas pour autant que je vais y mettre un terme. Selon l’importance que j’accorde à ce rendez-vous, je peux décider de le poursuivre, de négocier avec mon interlocuteur une conclusion rapide ou de le clore. J’ai toujours le choix. L’important est surtout d’avoir conscience que du temps va me manquer et qu’il va falloir m’adapter.
Car, il est important de ne perdre vue une réalité dramatique de notre vie : notre budget-temps ne peut comporter plus de vingt-quatre heures par jour ! Donc, tout comme vous vous donnez les moyens de construire votre maison, donnez-vous le temps de faire mener les principales actions de vos journées à leur terme.
La fin est aussi importante que le début d’un rendez-vous
Ce constat et cette nouvelle façon d’aborder notre temps en termes de gestion budgétaire implique une chose très importante et qui doit devenir un des premiers réflexes d’organisation : pour inscrire efficacement un rendez-vous dans son agenda il ne suffit pas de marquer le début de ce rendez-vous et le nom de la personne concernée, il faut aussi marquer la fin prévisionnelle de ce rendez-vous. Cette information a autant d’importance que l’heure de démarrage du rendez-vous.
Le premier réflexe à prendre lorsque quelqu’un va vous consommer du temps est d’évaluer la quantité de ce temps et, si nécessaire de la négocier pour la ramener à une quantité plus raisonnable.
Et vous ? budgétez-vous votre temps ? Qu’est-ce que cela vous apporte ?
