Lorsque j’évoque les réunions et leur animation dans mes formations, il n’est pas rare (et c’est un euphémisme !)que les regards des participants se
tournent vers le ciel signifiant par là que les réunions sont parfois des pensums qui cumulent les défauts : démarrage retardé, dérapage incontrôlé de la durée, contenu peu intéressant, etc. S’il est vrai que la culture de la réunion est parfois défaillante, n’oublions pas que « la critique est aisée, mais l’art est difficile ». De fait, ceux qui ont en charge l’organisation, la préparation et l’animation des réunions, n’ont pas toujours assez de temps pour assumer cette mission correctement.
Mais alors, pourquoi ne pas déléguer ? Pourquoi ne pas passer la main et confier la préparation, l’organisation et même l’animation des réunions ? Pourquoi faudrait-il que ce soient toujours les mêmes qui assument cette charge ?
Il ne s’agit pas d’abandonner la mission mais de la déléguer efficacement. En d’autres termes, d’en confier un partie en en gardant le contrôle. Comment ? En identifiant bien les objectifs, en veillant à ce que l’ordre du jour permette de les atteindre et gardant un regard attentif et bienveillant sur le déroulement de la réunion. Les bénéfices que l’on peut en tirer sont nombreux.
Gagner du temps
Bien évidemment, c’est le bénéfice qui apparaît en premier. Préparer correctement une réunion prend du temps et déléguer cette tâche est un gain de temps évident. Mais, non seulement ce n’est pas le seul bénéfice à espérer, mais ça n’est même pas le bénéfice le plus intéressant.
Former
Déléguer les réunions, c’est aussi permettre aux membres d’une équipe de se former, de progresser, de monter en compétences. Apprendre à animer des réunions (oui, cela s’apprend !) ne se fait pas uniquement par des formations (encore que cela soit très utile ;-)). La pratique, le saut dans le grand bain est aussi un moyen d’apprentissage efficace, surtout si vous prenez quelques minutes à la fin de la réunion pour en faire un bilan.
Améliorer la qualité des réunions
Si, comme je le disais plus haut, « la critique est aisée, l’art est difficile », ceux qui se plaignent de la trop faible productivité de leurs réunions prendront conscience, à leur tour, de la difficulté de l’exercice.
Dans un premier temps, il se rendront compte que l’attitude, le comportement des participants ont un réel impact sur la réussite d’une réunion. Il y a fort à parier que ce constat améliorera le comportement et l’attitude de celui qui, après avoir animé une réunion, retrouvera la position de simple participant.
Mais, et c’est sans doute là le bénéfice le plus important que l’on peut espérer de cette stratégie, on n’est pas à l’abri d’une bonne surprise ! En effet, il est probable que l’on découvrira de nouveaux outils, de nouvelles techniques d’animation, de nouvelles façons de faire.
Gageons qu’une bonne formation chez un bon expert de l’efficacité professionnelle précédera et accompagnera cette progression ;-).
Alors, face à tous les bénéfices que cette stratégie peut vous apporter, pourquoi ne pas passer la main ou demander à votre hiérarchie de vous laisser faire de temps en temps ?
