Depuis quelques mois et surtout depuis le début de l’année j’ai de plus en plus de questions au sujet des mails professionnels qui perturbent la vie privée. L’apparition d’une règlementation, d’un « droit à la déconnexion » accroît encore les interrogations à ce sujet. Je voudrais donc vous proposer quelques solutions pratiques qui, je le crois sincèrement, fonctionnent.
A l’échelle de l’entreprise
– Arrêt des serveurs : c’est la solution radicale, celle qui, à coup sûr, fonctionne. Quelques entreprises l’ont adoptée et ne semblent pas s’en mal porter. Il faut simplement trouver les procédures permettant « d’atteindre » les salariés qui seraient soumis à des systèmes d’astreinte ou qu’il serait nécessaire de contacter dans les cas de véritables urgences. De fait, ces procédures ne sont pas compliquées : les salariés concernés sont, dans la plupart des cas, équipés de téléphones portables qui, de toutes les façons, sont bien plus adaptés au traitement des urgences que la messagerie électronique.
– La charte de la messagerie : ce document, ou toutes les actions de sensibilisation des salariés, mais surtout des managers peuvent être efficaces. Mais encore faut-il que le « top management », les hauts dirigeants, montrent l’exemple et reviennent eux-mêmes à un comportement plus respectueux de leurs collaborateurs. « Le poisson pourrit par la tête » dit un proverbe chinois. Comment serait-il possible de faire passer un message si ceux qui portent ce message ne l’appliquent pas ?
Si vous êtes managers
Lorsque l’on encadre une équipe, la tentation de travailler et donc de « produire » des mails est forte. Mais, ce n’est pas parce que vous avez choisi de travailler à des moments « inhabituels » que vous devez demander à vos collaborateurs d’en faire autant. Or, c’est pourtant le comportement que vous induisez, même si c’est involontairement. Les messages du type « ce mail n’appelle pas de réponse en dehors des heures de travail habituelles » n’ont qu’un impact limité. Si un mail est ouvert en soirée ou durant le weekend, il est difficile de résister à la tentation de montrer que l’on est un salariés investi et disponible. D’ailleurs, lorsqu’un téléphone signale l’arrivée d’un mail, le signal lui-même, est déjà une atteinte au droit à la déconnexion. Il existe pourtant au moins deux solutions simples :
– L’envoi différé : la plupart des outils de messagerie proposent cette option. Avant de cliquer sur « Envoyer » vous paramétrez le moment où le mail quittera votre boîte d’envoi.
– Le stockage dans les brouillons : cette solution, encore plus simple à mettre en œuvre, consiste tout simplement à conserver les mails en tant que brouillons jusqu’au moment où vous pourrez les envoyer sans déranger vos équipes (le lundi matin par exemple).
Si vous êtes destinataires
Quand vous êtes destinataires, je pense que la meilleure solution est de paramétrer votre téléphone de manière à avoir accès à vos contacts, vos tâches et votre calendrier mais sans y recevoir vos mails. J’ai déjà indiqué ici (Voir « Lire ses mails sur son smartphone »)qu’à mes yeux la petite taille de l’écran et la saisie malaisée d’un texte rédigé et respectant les codes de l’écrit sur un clavier virtuel rendent l’utilisation du smartphone peu adaptée au traitement des messages électroniques. L’ordinateur, même portable, est bien plus pratique de ce point de vue-là.
Si nécessaire, prenez le temps d’en discuter avec votre hiérarchie. Et ne perdez pas de vue que la question du droit à la déconnexion est de plus en plus prise en compte dans les entreprises et je ne crois pas que cela soit un simple effet de la loi. Le respect des salariés est de plus en plus souvent la motivation première. C’est ce que me rapportent les dirigeants que je rencontre. Après tout, jusqu’à il y a une quinzaine d’année, les organisations, quelle qu’elle soient, se passaient bien de déranger leurs collaborateurs à tout heure du jour ou de la nuit et fonctionnaient quand même. Le courriel de 23 heures ou du samedi ne sont qu’une conséquence des changements de comportement qui ont accompagnés l’apparition des Technologies de l’Information et de la communication et en aucun cas une réponse à un besoin nouveau de disponibilité dans les entreprises.
