La bonne configuration d’Outlook (3) – l’archivage

Sur un grand nombre de réseaux d’entreprise l’espace alloué à chaque utilisateur pour ses documents Outlook est limité. En général, l’espace disponible se situe entre 50 et est 200 Mégaoctets. Si vous êtes des lecteurs assidus de ce blog vous vous doutez que je suis très favorable à ce genre de restriction. En effet, si l’espace est illimité la tendance à occuper tout ce qui est disponible est très difficile à combattre. Au bout de quelques mois, la taille du fichier Outlook ainsi que le nombre d’éléments qui sont stockés atteignent des sommets. Pour l’utilisateur, bien sûr la sensation d’avoir toutes ces informations à disposition est rassurante, mais dans les faits il passera ton extrêmement important à retrouver les informations dont il a besoin. Celles –ci sont noyées parmi une très grande quantité d’informations devenues inutiles.

En évidemment, je suis conscient du fait qu’il est nécessaire de conserver un certain nombre d’informations. Des échanges avec des clients, avec des fournisseurs etc peuvent être utiles bien des semaines ou des mois plus tard. De ce fait, il est important de pouvoir conserver quelques documents sans que cela n’ait d’impact sur le fonctionnement d’Outlook. C’est ici que l’archivage d’Outlook peut rendre service.

Le bon endroit, le bon nom

Pour créer un fichier d’archivage Outlook, ça n’est pas très compliqué. Cliquez sur l’onglet « accueil », puis sur le bouton « nouveaux éléments ». Dans le menu déroulant choisissez « autres éléments » puis sélectionnez « fichier de données Outlook ». Veiller à positionner votre fichier archives au bon endroit. Si une partie de votre disque dur est sauvegardée, mettez votre fichier d’archives à cet endroit. Si vous en avez la possibilité et que vous n’avez pas besoin de vos archives lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez aussi stocker votre fichier archives sur le réseau, sur un serveur, de manière à ce que vous données soient sauvegardés quotidiennement. En tout cas, si vous utilisez un ordinateur portable et qu’il ne vous est pas possible d’organiser une sauvegarde automatique de vos données, pensez à copier ce fichier régulièrement sur un support externe.

Plus on garde, moins on retrouve

Vous disposez à présent un nouvel endroit où stocker les mails que vous devez absolument garder. Attention, la quantité d’informations que vous pouvez y stocker était elle aussi limitée. La nouvelle version 2010 d’Outlook permet d’archives et jusqu’à 50 Mégaoctets de données (un gigaoctet constituait la limite officielle des versions précédentes). Même si cette capacité de stockage est extrêmement importante, n’oubliez jamais que plus vous gardez d’information plus vous aurez du mal à retrouver l’information pertinente au moment où vous en aurez besoin. Ne conservez donc que ce qui sera à coup sûr utile.