Gérer efficacement les interruptions que nous subissons est une des sources majeures de gains d’efficacité. J’ai déjà évoqué ici la Loi de Carlson qui rappelle qu’ « une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». J’ai aussi eu l’occasion de citer une récente étude menée par l’Université du Michigan qui indique que plus on subit d’interruptions, plus on fait d’erreur. Gérer les interruptions est vraiment une des meilleures manières de gagner du temps et de l’efficacité.
Il est une solution que j’aime bien évoquer dans mes formations, cette solution se cache derrière l’acronyme ADRA. Il s’agit, face à une interruption, de se poser une suite de quatre questions, dans le bon ordre, afin de prendre la bonne décision face à cette interruption.
A pour Abandonner
Puis-je abandonner ? Il s’agit ici tout simplement de se demander si l’action qui m’est proposée mérite d’être réalisée. En effet, il arrive de temps en temps que des actions inutiles soient accomplies. Le mieux est incontestablement de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans une tâche inutile.
D pour Déléguer
Puis-je déléguer ? Ca n’est pas parce que l’action demandée arrive dans mon environnement de travail qu’il m’appartient obligatoirement de la réaliser. Si j’ai une mission d’encadrement, un de mes collaborateurs pourra peut-être s’en charger. Si ce n’est pas le cas, peut-être puis-je m’appuyer sur un collègue.
R pour Reporter
Puis-je reporter ? Je l’ai déjà dit, dans la plupart des cas les tâches qui me sont demandées peuvent attendre. À chaque fois que c’est possible, et donc le plus souvent possible, je dois résister à la tentation de me précipiter sur l’action qui vient d’arriver. Le sentiment d’efficacité que me procure cette réaction n’est qu’une illusion.
A pour Agir
Dois-je agir ? Ca n’est que lorsque j’aurai répondu par la négative aux trois questions précédentes que je me poserai la question de l’action immédiate. Bien évidemment, je n’oublierai en aucun cas de négocier un délai qui sera au moins égal au temps de réalisation de l’action demandée.
En résumé, avant d’agir, prenez le temps de vous demander si vous devez vraiment effectuer l’action, si vous ne pouvez pas la déléguer, si vous pouvez la reporter, est ça n’est que si vous avez répondu non à ces trois premières questions que vous devez agir.
