J’ai encore eu, il y a quelques jours, pendant une formation, une remarque reprochant à la méthode d’organisation que je porte, de poser un problème en « occupant » des créneaux d’agenda (par le biais des rendez-vous avec soir même) qui pourraient être disponibles pour des réunions. Ainsi, prendre des « rendez-vous avec soi-même » et planifier son temps de travail limite les disponibilités pour les réunions. Je voudrais apporter des réponses à cette remarque.

Reflet d’une réalité

Tout d’abord, je tiens à souligner que, si vous prenez des « rendez-vous avec vous-même », c’est parce que vous avez besoin de ce temps pour faire le travail qui vous est demandé. Ne pas mobiliser une heure dans votre agenda pour un travail qui vous prendra une heure ne changera : vous devrez trouver une heure pour accomplir cette tâche !

En ce sens, l’agenda n’est que le reflet d’une réalité : votre charge de travail. Il est donc un peu comme le thermomètre : ne pas le regarder ne vous empêchera pas d’être malade. Le regarder vous donnera une indication quant à la gravité de votre situation.

Le soir pour le lendemain

Par ailleurs, si cela est possible, je préconise toujours de ne construire son organisation que la veille au soir pour lendemain. Ainsi, vous éviterez de bloquer des créneaux horaires qui seraient disponibles pour les réunions. Car, admettez-le, sauf cas exceptionnels, les réunions peuvent attendre quelques jours avant de se tenir.

Bien sûr, il y a des gens qui, lorsqu’ils planifient les actions qui leurs sont demandées, bloquent des créneaux sur deux, trois parfois quatre semaines ou plus. Mais, j’en reviens au point précédent : l’agenda n’est que le reflet de leur situation.

En d’autres termes, soit vous programmez de temps pour votre travail, soit vous le laissez disponible pour les autres et reportez le temps nécessaire à l’accomplissement de vos tâches à des moments où il n’y a pas de réunion, en général le soir. C’est un choix qui vous revient, mais que je vous conseille de faire à la lumière de votre réflexion en termes d’objectifs de vie.

Trop de réunions

Cela dit, je pense que le problème se situe aussi du côté du trop grand nombre de réunions qui sont organisées.

Je vous rappelle que, selon Wissembly, les cadres français passent l’équivalent de 24 jours par an en réunion et que, dans 42 % des cas, ces réunions sont considérées comme improductives ! Du coup, il vaut certainement mieux passer du temps en « rendez-vous avec soi-même » productifs plutôt que dans des réunions de perdre 42 % de son temps passé en réunion.

Vu sous cet angle, le « rendez-vous avec soi-même » est même une manière de se protéger contre la perte de temps.

Le jour où toutes les réunions organisées seront efficaces, non seulement vous n’y perdrez plus votre temps, mais il y a fort à parier que vous y passerez moins de temps. N’ayez donc aucun scrupule à mobiliser les créneaux de votre agenda pour trouver le temps de faire votre travail. Cela sera toujours plus productif que de la passer dans 42 % de vos réunions.