La chose la plus prévisible lorsque nous nous levons le matin est que de l’imprévu va se produire !
Ce constat digne de La Palice, a un impact direct, très important lorsque l’on cherche à gérer notre temps : ON NE PEUT PAS PROGRAMMER 100 % DE NOTRE TEMPS.
Tous les jours de l’imprévu se produit : je lui laisse de la place dans mon agenda.
S’organiser efficacement, c’est donc prévoir et budgéter les évènements et actions que nous connaissons, mais aussi laisser de la place à celles que nous ne connaissons pas encore mais qui vont inévitablement se produire.
Ces plages de temps, consacrées à l’imprévu, pourront être matérialisées par un grand « I » dans notre agenda. Il est nécessaire de les y inscrire sans quoi, très vite, les tâches et actions connues vont prendre trop de place nous risquons de nous retrouver bousculés malgré nos efforts.
Combien de temps pour l’imprévu ?
La principale difficulté liée à l’intégration de l’imprévu dans notre organisation quotidienne tient à la durée à y affecter. Là, les variations d’un poste à l’autre, d’une entreprise à l’autre jouent un rôle tel que seules l’expérience et la mesure nous permettront d’évaluer une part de notre temps consacrée à l’imprévu qui soit proche de la réalité.
Notre comportement a un impact sur la part d’imprévu
Néanmoins, n’oublions pas que notre comportement va, lui aussi, avoir une influence décisive sur la part que l’imprévu va occuper dans notre journée. Plus nous acceptons que les autres bousculent notre organisation, nous interrompent au moment de leur choix, plus il leur paraîtra naturel de le faire et plus ils le feront.
À l’inverse, si nous choisissons d’être plus rigoureux avec eux, si nous leur expliquons amicalement mais fermement que leur problème sera traité en temps et en heure mais pas immédiatement, les importuns nous solliciteront progressivement de moins en moins. Avant de venir nous déranger ils se demanderont si il est absolument indispensable de la faire et si il n’existe pas un autres moyen d’obtenir ce dont ils ont besoin. Parfois même, ils prendront des décisions et résoudront leurs difficultés tous seuls !
Plus de fermeté avec les autres
En adoptant une attitude plus ferme avec les autres, nous parviendrons à réduire la part que nous devrons consacrer chaque jour aux tâches imprévues. Cela ne pourra avoir qu’un impact positif sur notre organisation quotidienne.
Imaginez que dans une entreprise deux personnes soient chargées de l’accomplissement des mêmes tâches. Affectées au même service, leurs bureaux sont l’un à côté de l’autre. Une de ses personnes à la mauvaise habitude de dire « oui » immédiatement à toutes les sollicitations auxquelles elle est soumise. L’autre, dans le bureau voisin, fonctionne selon les principes que nous avons évoqués plus haut. Elle ne rejette pas tout, mais à chaque qu’elle est sollicitée elle évalue l’urgence de la tâche qui vient de lui être transmise et, à chaque fois qu’elle l’estime nécessaire, indique qu’elle s’en occupera, mais plus tard au moment opportun.
Au bout de quelques jours, quelle est la personne la plus sollicitée ? Quelle est celle vers laquelle tout le monde se tourne dès le moindre petit souci ?
Demandez-vous aussi laquelle a le plus de difficultés à tenir les délais qui lui sont demandés, laquelle est le plus débordée ?
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant les formations :
