Je l’entends souvent dire : les réunions ne sont pas les moments les plus productifs de la vie professionnelle. Pourquoi ? Voici quelques explications et, quelques solutions.
Pas d’objectifs
Quand un ordre du jour est rédigé, il s’agit, en général, d’une liste de thèmes à aborder. Quant résultats à produire, il n’y en pas ! Car, indiquer qu’une partie de la réunion sera consacrée à un sujet donné n’est pas se fixer un objectif ! Pour y parvenir, il faut savoir ce que ce point de l’ordre du jour devra produite, quel est le résultat qui devra être obtenu. Pour vous aider, j’ai un petit truc : efforcez-vous d’intégrer un verbe à chaque point de votre ordre du jour : élaborer, évaluer, présenter, etc. sont autant d’actions qui vous permettent de comprendre quel est l’objectif.
Accessoirement, fixer des objectifs vous permettra d’évaluer votre réunion de manière objective. En effet, comment savoir si les objectifs d’une réunion ont été atteints si ceux-ci n’ont pas été fixés ?
Gestion du temps défaillante
La gestion du temps des réunions est souvent aussi une difficulté. Démarrages en retard, clôtures tardives, absence de timing,…. Sont autant de points noirs dans la gestion des réunions.
Alors, prévoyez un timing. En effet, comment saurez-vous si vous êtes dans les temps si vous n’avez pas anticipé sur la durée de chaque point d’ordre du jour ? Souvent, le travail sur ce timing vous permettra de prendre conscience que vous être trop ambitieux pour votre réunion et que vous n’avez aucune chance d’atteindre tous vos objectifs dans le temps imparti.
Enfin, commencez à l’heure ! Si vous acceptez de commencer en retard, les participants sauront qu’ils pourront arriver en retard la prochaine fois. Et ils le feront !
Toujours la même technique d’animation
Trop souvent, participer à une réunion, c’est s’assoir autour d’une table et discuter à bâtons rompus. Pourtant, d’autres façons de faire existent : brainstorming, metaplan, déballage, tour de table, etc. les techniques d’animation qui sont à notre disposition sont incroyablement nombreuses. Découvres-les, testez-les, utilisez-les et vous verrez qu’en plus d’être plus vivantes et plus agréables, vos réunion seront plus productives.
J’aime bien comparer cette question à un déplacement. Selon la destination, vous n’utiliserez pas le même moyen de transport. Il en va de même avec les réunions : selon le sujet et selon l’objectif, on n’utilisera pas la même technique d’animation.
Ne pas conclure
La conclusion d’une réunion est aussi un moment clé. Le rater peut faire rater la réunion. Pensez dans un premier temps à faire le point par rapport aux objectifs fixés. Ont-ils été atteints ? Si non, quand le seront-ils ? le travail a-t-il été répartis ? A qui ? etc
Enfin une réunion doit se conclure par un accord sur la prochaine date. Elle est à fixer tant que tous les participants sont là.
Ne pas faire de suivi
Une fois la réunion proprement dite terminée, il reste à assurer le suivi. Et pour cela, le compte rendu est un outil incontournable. « « Réunion sans compte = réunion perdue » ai-je l’habitude de dire.
Pour ma part, je le prépare en même temps que l’ordre du jour. En effet, je connais les thèmes qui seront abordés et les objectifs fixés. Il est donc facile de la préparer dans les grandes lignes et de le compléter pendant la réunion.
Compliqué ?
Cela paraît compliqué ? Pas tant que ça ! Et surtout, c’est à mes yeux le prix à payer pour que les réunions soient des moments productifs et efficaces ?
